Chronica Anima
EN

Ochrana osobních informací

1. K čemu informace používáme

Informace z rozhovorů používáme pouze k tomu, abychom:

  1. mohli vést další rozhovory a navazovat na to, co klient dříve vyprávěl,
  2. postupně zaznamenali a sestavili klientův životní příběh a případnou tištěnou knihu,
  3. poskytovali klientovi technickou podporu,
  4. během pilotu ověřovali, že služba funguje správně a neříká nic nevhodného.

Informace nikdy nepoužíváme k reklamě, neprodáváme je a neposkytujeme je jiným subjektům.

2. Rozhovor vede umělá inteligence

Telefonický rozhovor vede systém využívající umělou inteligenci. Aby mohl převádět řeč na text, vytvářet odpovědi a následně je přečíst hlasem, využívá Chronica Anima několik specializovaných technických služeb (Eleven Labs, Speechmatics a Google Cloud). Těmto službám jsou předávány pouze informace potřebné ke zpracování konkrétní části hovoru bez jakékoliv další informace a identifikace. Všechny služby, které používáme zpracovávají data v Evropské Unii.

3. Kdo může informace vidět

Přístup k uloženým informacím má pouze omezený počet oprávněných členů týmu Chronica Anima. Během pilotu se mohou podívat na konkrétní rozhovor zejména tehdy, když:

  1. klient nebo pracovník centra nahlásí problém,
  2. je potřeba zjistit příčinu technické chyby,
  3. je potřeba ověřit nevhodnou nebo chybnou reakci systému.

Přístupy jsou vedeny prostřednictvím osobních účtů chráněných dvoufaktorovým ověřením.

4. Jaké informace zpracováváme

Při používání služby můžeme zpracovávat:

  1. telefonní číslo klienta a další kontakt, je-li uveden (např. kontakt na rodinu),
  2. zvukový záznam telefonního hovoru (který uchováváme maximálně 14 dnů),
  3. textový přepis rozhovoru (který uchováváme maximálně 14 dnů),
  4. poznámky, části vznikajícího životního příběhu, jeho shrnutí a jednotlivé zaznamenané vzpomínky; vše k vedení navazujících volání a sestavení knihy s příběhem,
  5. technické informace potřebné pro uskutečnění hovoru,
  6. AI shrnutí hovoru se zaměřením na jeho kvalitu a bezpečnost, do jeho kontroly pracovníkem.

Chronica Anima po klientovi nikdy nebude žádat rodné číslo, čísla dokladů, přístupová hesla ani další citlivé údaje. Klient sám rozhoduje, o čem chce mluvit, a nemusí odpovídat na žádnou otázku.

5. Jak informace chráníme

Chronica Anima ale používá technická a organizační opatření, která mají podstatně snížit riziko neoprávněného přístupu k citlivým informacím; zejména:

  1. oddělené vývojové a produkční prostředí,
  2. neveřejnou databázi a neveřejná datová úložiště,
  3. šifrovaný přenos dat,
  4. šifrování klíčových osobních údajů a uložených rozhovorů,
  5. omezený přístup pouze pro oprávněné členy týmu,
  6. dvoufaktorové ověřování pro pracovníky,
  7. krátkodobé uchovávání technických zvukových záznamů,
  8. nemožnost zpětného získání informací během rozhovoru.

6. Jak dlouho informace uchováváme

  1. Zvukový záznam hovoru a jeho přepis uchováváme pouze dočasně pro řešení technických problémů a kontrolu kvality služby. Tyto jsou automaticky odstraněny do 14 dnů.
  2. Poznámky, části vznikajícího příběhu, jeho shrnutí a zaznamenané vzpomínky uchováváme po dobu, kdy klient službu používá a kdy připravujeme jeho životní příběh/knihu.
  3. Po dokončení příběhu výše uvedené uchováváme po dobu potřebnou k jeho předání a provedení případných oprav a nebo dalšího užívání, pokud se s klientem nedohodneme jinak.
  4. Klient může o odstranění požádat kdykoliv dříve.
  5. Neaktivní účty po roce nevyužívání přesouváme do archivu a kompletně mažeme po 5 letech.

7. Souhlas klienta

Před prvním hovorem pracovník klientovi srozumitelně vysvětlí (s využitím letáku):

  1. že rozhovor vede umělá inteligence,
  2. proč se rozhovory zaznamenávají a zpracovávají,
  3. kdo může mít k informacím přístup,
  4. že používání služby je dobrovolné.

Souhlas je dobrovolný. Klient jej může kdykoliv odvolat, ukončit hovor nebo přestat službu používat.

8. Přístup, oprava a odstranění informací

Klient se na nás může kdykoliv obrátit a požádat o:

  1. informaci, jaké údaje o něm uchováváme,
  2. opravu nepřesných informací,
  3. kopii svého vznikajícího příběhu,
  4. ukončení dalšího zpracování,
  5. odstranění uložených informací.

9. Zveřejňování příběhů

Rozhovory ani informace o klientovi nejsou veřejné. Žádná část klientova příběhu, jeho jméno, fotografie ani jiná informace nebude zveřejněna bez jeho samostatného písemného souhlasu.

10. Kontakt

Správcem osobních údajů je:

Chronica Anima s.r.o.
Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1
IČO: 29646791

Odpovědná osoba: Tomáš Kubeš, jednatel
E-mail: podpora [zavináč] chronicaanima.com

Na tento kontakt se může klient nebo jeho rodina obrátit s jakýmkoliv dotazem, požadavkem nebo upozorněním na problém.